Cualquiera que desarrolle su actividad laboral desde una ubicación remota con un ordenador, teléfono, correo electrónico o cualquier medio similar para realizar sus tareas y comunicarse con su lugar de trabajo, está utilizando una oficina virtual.

Un empleado puede usar una extensión de la centralita telefónica y el correo electrónico para comunicarse con los clientes y socios de negocio, pero no se encuentra físicamente en el edificio de la empresa. La capacidad de trabajar normalmente a distancia ha dado origen a los términos “teletrabajo” y “oficina virtual”.

El desarrollo de servicios de bajo coste de telefonía y VoIP han ampliado este nuevo concepto incluyendo la presencia telefónica local en países de todo el mundo. Se conoce como el establecimiento de una “presencia virtual”.

Con la globalización, las empresas necesitan disponer de un punto de contacto telefónico en aquellos países en los que quieren expandir sus negocios. Por ello la demanda de VoIP y “presencia virtual” ha aumentado. Hoy, con los cambios tecnológicos y comerciales, los empleados deben ser fácilmente localizables telefónicamente por sus clientes dondequiera que se encuentren.

Presencia Virtual

La presencia virtual es un medio para recibir y emitir llamadas desde una localización remota, mientras proporciona al cliente internacional un número de teléfono de contacto local (de su propio país), evitándole los costes de una llamada supranacional.

El objetivo principal es asegurar que el contacto con el cliente se realice. Una empresa con presencia virtual en el extranjero puede tener una oficina física local, o bien utilizar una oficina virtual en el país que desee.

Ahora, con la marcación interna directa o DID (Direct Inward Dialing) cualquier empresa puede establecer una presencia local en otro país y disponer de una red comercial internacional abriendo sus propias oficinas virtuales en todo el mundo.

Para que una empresa establezca su presencia virtual internacional necesita disponer de números DID para el país deseado. Todavía no hay números disponibles para todos los países y todos los códigos de área en el mundo, pero la cobertura crece diariamente.

Sin embargo, los números para la mayoría de las ciudades de negocios más importantes del mundo están disponibles.

Las llamadas entrantes de esos números DID se desvían a otro número/s o un dispositivo de telefonía IP (terminal IP, softphone o móvil con conexión a Internet, e incluso una central telefónica con conexión SIP -protocolo de telefonía IP-).

Aspectos a tener en cuenta al establecer una presencia virtual

  • Es importante contar con un caudal de Internet adecuado y con proveedores de calidad, porque la mayoría de números DID y llamadas VoIP se basan en más de un servidor o carrier trabajando conjuntamente. Los números de presencia virtual y la telefonía IP funcionan muy bien juntos, pero sólo si todo está configurado correctamente.
  • Puede que tenga que determinar la dirección IP de origen para las llamadas entrantes DID y comprobar que las llamadas de IP son aceptadas por el carrier. Si está utilizando una centralita IP (PBX-IP) es posible que deba agregar la dirección IP de la configuración (como un par IP autenticado).
  • Compruebe que su proveedor le proporciona la recepción de llamadas en el DID de presencia internacional sin coste, con un número ilimitado de minutos de entrada, o por lo menos 5000 minutos por mes (es razonable).
  • Compruebe que el DID, el operador de ToIP, y su PBX utilizan códecs compatibles.

El códec G711 es el más básico y ampliamente usado como códec de audio en telecomunicaciones. El códec G711 asegura la transmisión más fiable de tonos DTMF (necesarios para aplicaciones de reconocimiento por tonos -IVR-), pero no utiliza compresión de audio.

El códec G729 también es muy utilizado y ofrece excelentes resultados con la postmarcación -DTMF- y en calidad de audio.

El uso de códecs se negociará entre los servidores implicados en la transmisión de la llamada entrante. El códec utilizado exacto será determinado por los códecs disponibles en cada servidor, así como el orden de códec preferido. A veces pes necesario experimentar con las llamadas para encontrar la configuración óptima.