Cómo no arrepentirse de implementar una solución de videoconferencia

La videoconferencia gana terreno en las comunicaciones corporativas. Las pymes por fin tienen acceso a una tecnología apta sólo para las empresas más pudientes hasta hace poco. La oferta se ha multiplicado con la tecnología cloud y SaaS, y la aparición de populares plataformas con costes bajos como Skype o Google Talk. Muchas empresas se decantan por estas opciones más económicas, pero ¿son fiables estas soluciones en el ámbito organizacional?

La videoconferencia ha venido para quedarse por tratarse de una tecnología que amplía las posibilidades de comunicación, tanto en el ámbito personal como en el empresarial. Pero es en este último en el que su trascendencia puede ser mayor. No ha llegado para sustituir al trato personal y directo, cara a cara, sino para complementarlo y agilizarlo.

Las ventajas que ofrece esta poderosa herramienta de colaboración son notorias en muchos aspectos. Empresas de todo tipo implementan soluciones de videoconferencia con el objetivo de mejorar sus comunicaciones internas y externas, ganar en productividad de sus empleados, y mejorar su competitividad.

Sin embargo, entre las muchas opciones que ofrece el mercado de la videoconferencia muchas se decantan, por motivos comprensibles, por las opciones gratuitas o más económicas, que suelen ser propietarias (Skype, Google+ Hangouts…). Pero esto no garantiza la satisfacción en la experiencia de usuario, crucial para sacar partido a una solución tecnológica de estas características.

Elegir una solución equivocada puede acarrear serios costes a nuestra empresa porque las soluciones gratuitas o más económicas suelen operar con sistemas de terceros de los cuales desconocemos sus dimensiones y medidas de seguridad. Además, estas soluciones están en el punto de mira de hackers y spammers, atraídos por sus vulnerabilidades y su popularidad.

Si el sistema no está bien dimensionado surgen dudas sobre el funcionamiento ante un corte en la transmisión de voz, pérdida de imagen o los molestos retardos, pero al fin y al cabo es público y gratuito.

Para no arrepentirse de adoptar una solución de videoconferencia y tener garantías de una experiencia de usuario satisfactoria, lo más aconsejable es decantarse por una solución estándar en lugar de una propietaria.

Si las llamadas se cortan con asiduidad impidiendo la comunicación, la solución de videoconferencia entonces no sirve de nada porque no cumple con su misión y, por tanto, la experiencia de usuario es mala o deficiente. Ésto hará que no se use la herramienta de videoconferencia y por tanto, no tenga ningún efecto positivo en la productividad de la empresa; por el contrario, pudiendo resultar negativo por la pérdida de tiempo que implica estar intentando mantener una comunicación sin éxito.

Al mismo tiempo, las soluciones free o low cost están menos preparadas para adaptar el streaming de vídeo al ancho de banda, lo que pone en peligro la calidad de la imagen, impidiendo la colaboración. Si estás compartiendo escritorio y éste no se actualiza al mismo tiempo en ambos extremos de la comunicación nos encontramos ante el mismo problema que con los cortes de las llamadas. Conclusión, de nuevo la solución de videoconferencia no cumple con su misión comunicativa, por tanto: no sirve.

Un cúmulo de comunicaciones fallidas puede conducir a una merma de la imagen de la empresa, así como a la pérdida de oportunidades de negocio, tiempo, e incluso, pérdida de la credibilidad de la organización. Y al final nos habremos arrepentido del día en el que se nos ocurrió implementar una solución de videoconferencia.

Y para no arrepentirnos de su implementación debemos buscar aquella solución que cumpla con las siguientes características: Full HD, consistente conexión de red, gestión del número de participantes, audio HD, y capacidad para hacer más fácil y rápido el compartir presentaciones, gráficos y/o ficheros multimedia incorporados en la videoconferencia.

En definitiva, que lo barato puede salirnos caro. La calidad de las comunicaciones y una óptima experiencia de usuario en una solución de videoconferencia es fundamental si se desea disponer de estas herramientas y sacarles todo el provecho que ofrecen para el entorno empresarial.

photo credit: richardoyork via photopin cc

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