10 claves de las nubes de colaboración e intercambio de archivos

El intercambio de contenido de proyectos para la colaboración entre empleados, socios, proveedores o clientes puede ser en un problema de productividad si no se utilizan la herramientas adecuadas. Compartir información y colaborar entorno a ella necesita una solución tan eficiente y eficaz. Pero, ¿qué debemos exigirle a las soluciones de intercambio de archivos y colaboración de contenido? ¿Y la seguridad?

¿Has intentado enviar alguna vez el álbum de fotos de tu último viaje a través de tu correo convencional? Y, ¿qué? Yo lo intenté una vez -hace años, eh- y mientras se adjuntaban me dio tiempo a montar una maqueta del Juan Sebastián Elcano. Cuando terminó estaba poniéndole la banderita al barco. Entonces comprendí que intentar adjuntar y enviar archivos grandes a través del correo electrónico era todo un desafío a la paciencia humana y una completa pérdida de tiempo -eso sí, el barquito luce estupendo en el recibidor-.

La creciente complejidad de los proyectos empresariales y el consecuente incremento del volumen de información en movimiento hace que la colaboración sea cada vez más importante y frecuente en y entre las organizaciones. Sin duda, hacer negocios hoy tiene un enfoque muy distinto al de hace solo unos años. Dentro de la colaboración el intercambio de archivos grandes es una pieza fundamental, y el mail -aunque siga siendo una herramienta estupenda-, no es una opción, doy fe.

El correo electrónico tiene limitaciones de tamaño, con la incapacidad para adjuntar archivos de todo tipo (vídeos, carpetas enteras, multimedia…), y consume demasiada banda ancha perjudicando la velocidad de la red. De ahí que las soluciones de intercambio de archivos y colaboración de contenido sean necesariamente en la nube permitiendo compartir y colaborar con mayor eficacia, agilidad, movilidad y sencillez.

Las 10 claves de una eficaz solución de intercambio de archivos y colaboración de contenido

  1. De fácil uso y que requiera de una formación mínima para su utilización. Una solución con la que sea fácil trabajar.
  2. Capacidad para integrarse con las herramientas que habitualmente se utilicen en la empresa para aumentar la productividad de los procesos de negocio, como un navegador.
  3. Capacidad para compartir contenido de forma segura tanto dentro como fuera del firewall.
  4. Que disponga de soporte para todas las plataformas de trabajo: el escritorio, la web, y los dispositivos y aplicaciones móviles (Android, iPad, iPhone…). Con una sincronización de todos los dispositivos.
  5. Que disponga de controles de seguridad a nivel empresarial, y capacidad de auditabilidad, y versionado.
  6. Capacidad para presentar informes (de envío, recepción…) y capacidad de seguimiento – trazabilidad.
  7. Integración rápida, fácil y sin problemas con los sistemas y políticas corporativas.
  8. Capacidad para almacenar y transportar archivos de gran tamaño y de cualquier índole.
  9. Capacidad para aumentar la productividad de los usuarios y de las telecomunicaciones -como la velocidad de la red-.
  10. Que sea de fácil gestión y mantenimiento. La solución debe ser transparente, confiable y sin problemas, pudiendo compartir con aquellos usuarios registrados toda la información deseada.

Entre las soluciones que encontramos hoy en el mercado de la colaboración de contenido tenemos desde el SaaS de compartición de disco duro –file sharing-, a plataformas más completas como SmartCloud de IBM.

  • Dropbox. Dispone de soporte para historial de versiones de archivo, con lo que los archivos borrados de Dropbox pueden ser recuperados desde cualquiera de los dispositivos sincronizados.
  • Workstream de YouSendIt. Cada vez que se carga el archivo para el envío, el destinatario recibe un correo electrónico indicando que el documento está listo. En su versión de pago ofrece la opción de seguimiento de la entrega y descarga.
  • OfficeDrop. Ofrece un software gratuito de escaneado de fotos, ScanDrop, que permite a los usuarios cargar directamente documentos en papel directamente a los proveedores de almacenamiento online como el mismo OfficeDrop, Google Docs o Evernote.
  • Mozy. Originalmente fue diseñado como un sistema de backup en la nube. Se trata de una plataforma de intercambio de archivos, capaz de configurar tanto las carpetas que se quiera para hacer su copia de seguridad como el uso de ancho de banda para el proceso de backup.
  • SugarSync. Es muy similar a Dropbox. Permite compartir archivos y carpetas completas. Los documentos pueden compartirse como editables o sólo lectura.

Sin embargo, la colaboración no se limita al simple intercambio de archivos y este tipo de herramientas de compartición de disco duro deberían complementarse con otras dentro de la familia del software colaborativo como las de mensajería instantánea, el webcasting -reuniones online que pueden incluir la difusión de contenidos, digitales, multimedia e interactivos-, redes sociales corporativas, la programación de actividades, o la co-edición de documentos, entre otras utilidades.

Para disponer de una solución completa de colaboración podemos optar por ir picando de entre los diferentes grupos de herramientas específicas, -como las que incluyo en el listado anterior de SaaS de colaboración de contenido-, o bien decantarse por soluciones completas, evitando problemas de integración entre los diferentes softwares, como la plataforma colaborativa SmartCloud for Social Business de IBM. Además de incluir otros grupos de herramientas colaborativas y sociales, en materia de colaboración de contenidos ofrece: historial de versiones de archivos, compartición de archivos y carpetas con personas o comunidades, búsqueda de archivos por etiquetas, informes y notificaciones vía correo electrónico, seguimiento de cambios de archivos y carpetas, y capacidad para bloquear la edición de archivos. Y, por supuesto, con la seguridad y fiabilidad de IBM.

Sea cual sea la opción que se elija necesitamos que la solución nos permita compartir archivos con facilidad, se integre con el correo electrónico, nos dé seguridad, nos acompañe allá donde vayamos y permita que nuestros clientes, proveedores o socios tengan acceso a la información… en dos palabras TRANSPARENCIA y COLABORACIÓN.

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