Cómo planificar la migración a PBX IP y VoIP

Del mismo modo en el que se extinguieron los dinosaurios la telefonía tradicional que conocemos está al borde de su desaparición. El meteorito en este caso es la tecnología IP cuyo impacto va extendiéndose a lo largo y ancho de todo el mundo de las telecomunicaciones. No vale cerrar los ojos, la migración equivale a supervivencia.

 

Reducción escandalosa de costes (de capital, operativos, energéticos, mantenimiento, infraestructura), mayores funcionalidades (voz+datos+vídeo+mensajería -Todo en Uno-), en tiempo real, más posibilidades de comunicación, mejor atención al cliente, centralización de la administración de la red, menores infraestructuras, mayor y más rápido ROI, movilidad, escalabilidad… ¿quién dice que no? Por sentido común, nadie. Por el ancestral miedo a lo desconocido, más de uno. Y a eso hay que ponerle remedio.

Por todo ello -y alguna cosa más-, más del 76% de las empresas usan ya algún tipo de red IP, según un estudio realizado por IPEXPO (encuentro profesional e internacional de tecnología IP) bajo el título “Análisis de los hábitos, usos y actitudes de las TIC”. Es decir, que todo el mundo está migrando hacia las tecnologías IP, abandonando los viejos sistemas como la telefonía tradicional.

Las tecnologías IP de telefonía IP (ToIP) (o centralitas PBX sobre IP –PBX IP-), y voz sobre IP (VoIP) están sustituyendo de forma creciente y acelerada a las centralitas convencionales y los sistemas de telecomunicaciones tradicionales de cualquier tipo de empresa u organización, grande, pequeña o mediana.

La coyuntura también obliga. La crisis económica exige reducir costes; las nuevas formas de comunicación (mensajería, correo, social media, videoconferencia…) exigen nuevos canales de comunicación; la búsqueda de nuevos mercados, la internacionalización, exige más comunicación supranacional por menos dinero; y la explosión móvil exige mayor movilidad corporativa.

En definitiva, la migración es inevitable. ¿Quién no quiere reducir costes y ganar en competitividad? Pero, ojo, la migración de un sistema a otro requiere de una planificación en la que hay que tener en cuenta 5 factores fundamentales:

  1. No permitir que nos confundan algunas soluciones propietarias, ya que muchas de sus ofertas de VoIP y ToIP todavía necesitan múltiples sistemas de hardware y complementos, y no soportan completamente estándares abiertos de telecomunicaciones como SIP (Protocolo de Iniciación de Sesión).
  2. Realizar un análisis de la red (ancho de banda, número de usuarios, dispositivos…) para una planificación de la infraestructura -hay que tener en cuenta que la implantación se realiza sobre la infraestructura ya existente-.
  3. Identificar aquellos aspectos en los que se pueden reducir más costes y aumentar el ROI. Evitar la obsolescencia, utilizar un software flexible en lugar de un hardware, una gestión centralizada y unificada, reducir costes de mantenimiento y energía, y cómo mejorar el servicio actual para fidelizar clientes.
  4. Asegurarse de que nuestro personal TIC está capacitado para gestionar PBX IP o contar con un partner especializado en estas lides. Las redes de telefonía y datos estaban separadas hasta la llegada de VoIP y buena parte de los profesionales TIC están acostumbrados a instalar y gestionar ambas tecnologías individualmente.
  5. Definir la forma en la que interactuarán con el sistema de telecomunicaciones IP los usuarios corporativos y los clientes, que son en definitiva los que van a usarlo. Para ello existe una nueva generación de conjuntos de aplicaciones pre-integradas PBX IP y herramientas de escritorio que permiten diseñar la interfaz, la usabilidad del sistema, y las características y funcionalidades que se deseen (teleconferencia, grabación de llamadas, gestión de presencia en tiempo real,…).

Lo más recomendable es realizar la migración por fases, y no tirarse en bomba a la piscina sin ver antes si hay suficiente profundidad. Una planificación detallada de la migración en función de la infraestructura que ya hay, de la usabilidad y funciones de las que se quiera disponer, de aquellos aspectos en los que podemos ahorrar más costes, de disponer de un personal cualificado (propio o de una empresa TIC asociada), y de elegir estándares abiertos que nos aporten una alta escalabilidad y capacidad de implementación para el futuro. Esta es la senda para disponer de unas tecnologías de VoIP y PBX IP acordes a nuestra empresa y necesidades que nos ayuden efectivamente a incrementar nuestra productividad y competitividad. Si no sabías por dónde empezar, ya no tienes excusa.

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