La unión hace la fuerza, también en las comunicaciones

¿Para qué utilizar un espacio de comunicación para cada medio cuando pueden unificarse en un solo espacio? Mantenimiento, infraestructuras, canales, alojamiento, hardware… todo lo que implica un medio de comunicación (telefonía, fax, mensajería instantánea, correo electrónico, videoconferencia…) en un solo paquete, Comunicaciones Unificadas. Más económico, sencillo y eficiente.

Es lógico que las oportunidades que ofrecen las innovaciones en telecomunicaciones creen a su vez necesidades nuevas, y éstas promuevan al mismo tiempo nuevos avances tecnológicos. La pescadilla que se muerde la cola, vamos. Necesidades e innovaciones se retroalimentan. En la actualidad las organizaciones empiezan a plantearse una serie de necesidades ligadas a la pérdida de eficiencia y a las nuevas posibilidades y novedades.

Un estudio de la empresa tecnológica NEC analiza a través de entrevistas a empleados públicos -de 150 organizaciones- la efectividad de las comunicaciones del sector público. Los resultados desvelan algunas de las deficiencias de los sistemas de telecomunicaciones más habituales y las necesidades de mejora -a continuación de cada nueva necesidad os indico la solución que dan las Comunicaciones Unificadas (UC)-:

  • Más de la mitad de las organizaciones encuestadas (56%) reconocen padecer un alto porcentaje todavía de llamadas y mensajes perdidos. Lo cual significa que las comunicaciones tienen fallos porque en muchas ocasiones no se llegan a producir, hay incomunicación, lo que provoca insatisfación e ineficacia.

Solución Comunicaciones Unificadas: con la unificación los resquicios por donde se pueden perder comunicaciones se reducen notablemente, ya que si la comunicación no se logra a través de un medio siempre hay otros alternativos con los que el usuario puede comunicarse y en tiempo real. El éxito de la comunicación se incrementa de esta manera, y por tanto, la satisfacción del ciudadano, cliente o usuario.

  • El 27% de las organizaciones ven las dificultades técnicas como su mayor desafío. El sistema tradicional donde cada medio es como un paquete independiente (con su propio lazo, su propia caja y su propio papel de envolver…), es más complejo que el sistema de comunicaciones unificadas, por ello tiene mayores complejidades técnicas. Y al ser más complejo es más costoso y más vulnerable frente a la obsolescencia tecnológica con la consecuente pérdida de inversión.

Solución Comunicaciones Unificadas: la unificación mata dos pájaros de un tiro haciendo más con menos. Por una parte, simplifica las comunicaciones con un funcionamiento más sencillo y mejorado. Por otra parte, esta simplificación reduce el coste de las telecomunicaciones ya que su mantenimiento es  más barato porque se realiza sobre una misma infraestructura en lugar de tener que hacerlo sobre varias. Así, se reducen notablemente los costes. Además, la ventaja del alojamiento en la nube de muchas de sus funcionalidades la mantienen a salvo de la obsolescencia tecnológica especialmente en el caso del hardware, y en particular de las centralitas telefónicas.

  • El 45% asegura tener muchas dificultades para comunicarse en remoto con los empleados. Este es un terrible fallo para la comunicación interna de la organización y para la capacidad de movilidad de los trabajadores o usuarios y, por tanto, una pérdida de productividad personal. La reducción de estas ventajas competitivas redunda directamente en la bajada de la competitividad y de la eficiencia.

Solución Comunicaciones Unificadas: la estrategia unificadora se centra en la comunicación tanto interna como externa de la organización. El trabajo en remoto, como otras funciones de movilidad, es más fiable unificando las comunicaciones porque agilizan y mejoran la colaboración ofreciendo nuevas oportunidades de comunicación. Unas comunicaciones internas más eficientes dan como resultado más y mejor colaboración interna, incrementando la productividad y la competitividad.

  • El 62% de las organizaciones consultadas aseguran que ven las innovaciones en telecomunicaciones como el motor de la eficiencia de empleados y de la satisfacción del cliente.  Este dato manifiesta que los directivos son conscientes de la importancia “vital” que tienen las novedades tecnológicas en los procesos y negocios. La innovación en telecomunicaciones es cada vez más una estrategia competitiva, siempre con nuevas aplicaciones que favorecen el funcionamiento de la organización, ya sea pública o privada.

El tránsito del modelo tradicional y estático, con comunicaciones separadas, al modelo unificado significa el paso de una comunicación uni-dimensional a una multi-dimensional que ofrece herramientas de colaboración en cualquier lugar y en cualquier momento a través de voz, datos, video y aplicaciones online (en la nube) para automatizar diferentes tipos de interacciones, ya sea en una organización privada o pública, y a nivel externo o interno. El siguiente paso… las comunicaciones inteligentes.

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